ホウレンソウってタイミングと、伝えるべきかどうかという判断が一番難しいよね。

先ほどお話しした発注決裁以外の相談・報告の場合は、「何を報告するか」「何を相談するか」「相談したほうが良いか」を考えて行っています。迷って相談しなかったり、逆に相談しなくても良かったなと思うこともあるので、その判断が難しいですね。

お客様を訪問する前に上司に相談しています。ただ、なんとなく相談するのではなく、「まず戦略としてAのパターンを話し、ダメな場合はBのパターンでいこうと思います」というように自分の意見を述べて、それに対するアドバイスをもうらうようにしています。また、トラブルに金銭が絡んでくる場合があるので、価格の相談は事前にほぼ毎回しています。

お金が絡むトラブルはそのまま収益につながるので、相談した方が良いね。相談せずに失敗したら「どうして相談しなかったんだ」と言われるので、日頃から上司やまわりの人とコミュニケ―ションをとっていくことが大切だよね。

ごく最近の話なんですけど、海外の会社とメールで交渉をしていたんですが、ある程度の段階まできたので決着をつけようと思い、先方へメールを送ったところ、別の部署から「こういうことはメールではなく電話でするべき。メールだと相手に考える時間を与えてしまうので電話で決着をつけた方が良かったんじゃないの？」と指摘をいただきました。事前に相談していればもう少しスムーズに進められていたのかなと思いました。

私は技術部にトラブルの回答を求めることがあるのですが、小さいことだから、とそのやりとりを営業の上司に報告することを怠ってしまい、後日、上司がそのお客様を訪問した際にトラブルについて触れられたそうです。上司からは「把握していなかったよ」と言われ、やはり大小問わずトラブルについては、上司にもその都度報告しておくべきだったと反省しています。

まず、積極的にホウレンソウをしてほしい。ホウレンソウを受ける側は特に相談しにきてくれることが嬉しいので、皆聞く耳を持っていると思うよ。ポイントはタイミング。スケジュールが詰まっていて時間がないときに、いきなり話し出されると困ってしまうし、逆に声を掛けづらくて時間が空くのも良くない。伝えたいことがある場合は、それが起こったときに、口頭でもメールでも良いので早めに報告してほしい。特にトラブルなど悪い報告は早めに。内容によっては文章にして5W1Hの報告をしてもらえれば、なお良いです。もうひとつのポイントは「どうしたら良いですか」と丸投げにするのではなく、自分の意見も一緒に入れること。

私は相談することが普段多いので、「私はこう思うんですけど、どうしたら良いでしょうか？」という聞き方を心掛けています。

最終的な決定権は上長にあると思いますが、オプションをいくつか考えてそのオプションの中で「このプランが一番良いと思います」といったことを示して、その上で判断を仰ぐようにしています。

良いですね！絶対これをやらなきゃいけないという気合の入った報告を受けると、聞いている方も一生懸命になるよね。選択肢を考えるのも大変かもしれないけれど、みんなは自分の考えやプランを示すための思考力はどのように身に付けてきたと思う？

一言でいうと経験ですね。いろいろな取引先とのお付き合いの中で相手が納得しやすい切り返しの交渉術を学んできたかなと思います。それが上司に相談するときにも、オプションを考える中で役に立っているように感じます。

経験値は一番大事だと思います。若い頃から指示待ちではなく、責任感を持ってやっている人は成長が早いしチャンスをものにできる。ホウレンソウは結局、会社の中でみんなが力を合わせてやっていくための根底なのじゃないかと思う。仕事は給料をもらいながらやっているから、「会社に行きたくないなぁ」とか「この仕事嫌だ」とか、嫌なこともたくさんある。やりがいがないと続かないよね。でも当社グループの製品やサービスは、世の中に貢献できるものばかり。だからこそ、それらを通してお客様に感動してもらって喜んでもらわなきゃいけない。僕たちの仕事はそんなやりがいのある仕事だと思います。